21 lug 2023Tempo di lettura: 7 min

Diventare Wedding Planner: come trovare i fornitori perfetti per il matrimonio

Aggiornamento: 1 ago 2023

In questo nuovo blog post, voglio svelarti alcuni consigli utili su come trovare i fornitori perfetti per il matrimonio se sei un Wedding Planner. La ricerca dei fornitori perfetti per ogni tipo di evento è essenziale per garantire il successo del matrimonio dei tuoi clienti e di conseguenza del successo del tuo business, sia che tu sia in fase di start-up, sia che la tua attività sia bella fiorente da qualche anno.

Perché lo sappiamo: nessuno va avanti da solo, soprattutto nell’organizzare un matrimonio.

È, a tutti gli effetti, un lavoro di squadra.

E saper scegliere i giusti componenti della tua squadra non solo ti aiuterà a creare esperienze di matrimonio memorabili, ma ti faciliterà grandemente la vita: non avrai solo professionisti da dirigere, ma colleghi e partner che lavorano insieme per un obbiettivo comune: realizzare il miglior evento possibile, per gli sposi, certo… ma anche per i vostri fini pubblicitari, per tornare a lavorare (e guadagnare insieme) da eventi di successo!

Organizzare un matrimonio è un lavoro impegnativo che richiede molta cura, e sappiamo tutti molto bene che per quanto tu possa essere un ottimo Wedding Planner, il giorno dell’evento non dipende tutto da te: la riuscita di ogni singolo servizio da parte dei tuoi fornitori è cruciale.

Scegliere i giusti fornitori richiede ricerca, pianificazione e valutazione attenta, e può fare la differenza tra un matrimonio MEEEHH e un evento super WOW!

I fornitori perfetti per il tuo matrimonio

Quali sono i fornitori di servizi più importanti in un matrimonio?

Oddio… non è semplice fare una classifica perché ognuno - a modo suo - svolge un compito importante, ma va da sé che non c’è matrimonio senza il dove e il cibo, o ricordi senza foto, quindi in primis direi Location + Catering, e ugualmente il fotografo.

A seguire fioristi, musicisti, decoratori, servizi di partecipazioni e servizi alla persona (come babysitting, animazione, make-up e parrucchieri) e molti altri professionisti che lavorano insieme per creare un evento straordinario per i tuoi sposi.

Tuttavia, nonostante ci siano migliaia e migliaia di professionisti che lavorano in ogni regione e parte d’Italia, trovare i fornitori perfetti non è sempre facile.

Ci sono molti fattori da considerare quando, come Wedding Planner, devi scegliere i tuoi fornitori per matrimoni, per metterli anche e soprattutto in relazione con il target di sposi ai quali ti rivolgi come Brand:

La qualità dei servizi offerti
Il prezzo per quei servizi
La disponibilità della data
La struttura adeguata (membri del team, disponibilità al dismantling, etc.)
L'affinità stilistica/caratteriale con il tuo cliente

Se il tuo è un Brand già conosciuto, potresti aver necessità di partners che siano al tuo stesso livello, o particolarmente visibili sui social, per cui entra in gioco anche un altro fattore:

Riconoscibilità e rilevanza del marchio

Come Wedding Planner, il tuo obiettivo è soddisfare le esigenze dei tuoi sposi e offrire loro il miglior servizio possibile.

Oggi in questo post del mio Emex blog, vado ad esplorare per te cinque punti chiave per aiutarti a trovare i fornitori perfetti per il tuo little black book” di fornitori.

Con questi suggerimenti, sarai in grado di costruire una solida rete di fornitori affidabili e di alta qualità, offrendo ai tuoi clienti un matrimonio indimenticabile e avendo dalla tua parte una “squadra fortissimiiiii”.

#1 COME E DOVE RICERCARE I TUOI FORNITORI DI FIDUCIA: AGISCI LOCALMENTE MA PENSA GLOBALMENTE

Questa famosissima frase “act local, think global” non può che calzare a pennello con ciò che sto per dirti.

Spesso siamo portati a pensare che soprattutto in fase di start-up la cosa più logica sia iniziare a lavorare con i fornitori classici della zona. MMMhhhh… dipende!

Dipende da che tipo di matrimoni hai in mente di realizzare, e che tipo di coppie vuoi attirare. E non per una questione di costi: ormai ci sono fotografi bravissimi di ogni fascia di prezzo, che si spostano ovunque!

Fai un mix tra fornitori locali (coinvolgendo solo quelli che DAVVERO sono in linea con il tuo stile e valori) e poi estendi la ricerca alle regioni limitrofe, e perché no anche a fornitori internazionali! Oramai, con Instagram e Pinterest, non si ragiona più solo a livello locale. Se sei una start-up, poi, è capace che i fornitori locali siano ancora della “vecchia scuola”: ovvero essendo sul mercato da anni e anni più di te, tendano a dettare legge o fare di testa loro come “hanno sempre fatto”, e questo per te può divenire molto frustrante e difficile da gestire. Espandi i tuoi orizzonti! Il tuo business può solo che giovarne, e così la qualità del servizio e la soddisfazione dei tuoi sposi.

**#2 SII CHIAR* SULLE ASPETTATIVE FINALI**

Niente bluff con gli sposi, soprattutto nell’era di Pinterest!!! Ciò che si promette, si deve realizzare. Questo è cruciale, nella scelta dei migliori fornitori per un matrimonio!

Diffida da chi ti dice che tutto è realizzabile, senza darti un prezzo o essere chiaro sul budget, da chi “si, poi ci mettiamo d'accordo” (no, devi essere chiaro subito), e

DIFFIDA da quelli che - tipico ad esempio dei fioristi ma non solo - vedono foto galattiche con budget microscopici, e dicono: questo si può fare ma non verrà così. MA IN CHE SENSO? Come verrà?

Non si danno mai false aspettative agli sposi, perché poi si ritorce tutto contro di te.

Non si mettono references di mise en place preziosissime, se poi il catering provvede ai piatti senza sottopiatto e con le posate acciaio! Ciò che si promette, anche in foto e non solo a voce, deve esserci!

#3 VALUTA LA QUALITÀ DEL SERVIZIO ATTRAVERSO I TEST

Se è vero che “finché non lo provi non lo sai”, ci sono tantissimi fornitori che prevedono delle prove, dei trial prima dell’evento. Come ad esempio il food test per il menu o la wedding cake, la prova trucco e parrucco, ma anche un mock-up del tavolo o del centrotavola. A prescindere dal budget e dall’entità dell’evento, io ti incoraggio, come Wedding Planner, a spiegare agli sposi l’importanza di questi test, e a farli il prima possibile. Anche - possibilmente - prima di aver ingaggiato definitivamente il fornitore, per evitare noiosi e imbarazzanti passi indietro. Sai quanti make-up artist mi fanno provare alcune spose (le destination brides non ne parliamo!) prima di scegliere quello giusto?

Sii chiar* con il fornitore: stabilite il costo della prova, e se va a buon fine, quello viene considerato parte del cachet. Se non piace ai tuoi clienti…amici come prima! Ma gli avrai garantito che quel lavoro è stato pagato.

È un sistema rassicurante anche per i tuoi sposi, se ci pensi, perché possono testare la qualità di un servizio pagando un simbolico prezzo, e dormire poi sonni più tranquilli!

#4 OCCHIO AI COSTI SOMMERSI

Un ottimo fornitore, quello da tenersi stretto stretto per sempre, è un fornitore TRASPARENTE sui suoi costi. E sono rarissimi, te lo assicuro.

Non c’è figura peggiore, per un wedding planner, di dover annunciare ai propri sposi in fase di lavorazione che stanno sbucando costi extra a destra e manca! E guarda caso siamo sempre noi a doverlo dire ai Clienti, mica i fornitori!!!

Logistica, personale in evento, iva (l’iva mannaggia!!!! Fate sempre specificare nei preventivi e nei contratti se l’iva è inclusa o esclusa!!!), costi trasferta, smaltimento rifiuti, ore di servizio extra, ore di servizio notturne… possono essere decine le voci di costo sommerse e che i fornitori furbetti evitano accuratamente di menzionare nel preventivo, salvo venir fuori in clausole piccolissime nei contratti (e che ne tu ne gli sposi vi siete letti, mannaggia) o non venir fuori proprio, venendo estorti sotto evento - questi - costi - sotto la minaccia di non effettuare il lavoro.

Come Wedding Planner, è vostro compito indagare e prevedere, con l’esperienza, ogni tipo di potenziale costo sommerso e portarlo alla luce.

Ovviamente non mi soffermo sul punto, perché sai quanto qui in Emex Academy siamo fiscali su questo: affidati SOLO a fornitori che hanno un CONTRATTO: questo denota la loro affidabilità e professionalità. Assicurati che abbiano contratti chiari e dettagliati (e non avere timore di chiedergli integrazioni o cambiamenti se questi non fossero all’altezza dei loro servizi): i servizi richiesti, i prezzi, le modalità di pagamento e tutte le altre condizioni pertinenti devono essere al loro posto, così come deve essere - inter Vos - stabilito a monte se vi riconoscono la commissione, la FEE (se non sai di che parlo, vola QUI).

Firmare un contratto con ogni fornitore è essenziale per dare tranquillità agli sposi e scaricarti la responsabilità da eventuali questioni future dovessero nascere per loro inadempienza.

#5 CREA UNA RETE DI FORNITORI CHE VARIA COSTANTEMENTE

Diventare Wedding planner: come scegliere i fornitori perfetti

Ma come, Elisa, dopo che ho faticosamente costruito la mia piccola rete di fornitori che insieme lavorano al top, che mi svolgono un servizio ineccepibile, che tra di loro si danno il cinque e finalmente dormo sonni tranquilli… mi dici che devo variarli?!?

Eh si… è proprio così. O meglio: cerca di chiamarli a rotazione.

NON DARE MAI A UN FORNITORE LA SENSAZIONE CHE SIA UNICO E INDISPENSABILE, PER TE.

Perché è esattamente in quel momento, che scivolerà. Chi si sente intoccabile, dopo due, dieci, venti eventi perde lo sprint iniziale, la motivazione o (a volte, con dispiacere) il rispetto e la voglia di lavorare con te. O si sente troppo “bravo” e quindi perde il controllo.

Purtroppo succede anche ai grandi del settore. E quindi di punto in bianco puoi ritrovarti defaillànces clamorose da parte di chi non ti saresti mai aspettato.

Invece, avendo almeno 2-3-4 alternative di fornitori per ogni servizio, puoi permetterti di dare una scelta ampia ai tuoi sposi, ed essere sicur* che nessuno si senta già arrivato - o pretendere di essere sempre al primo posto.

Inoltre, essere flessibili e testare sempre nuovi fornitori, ti permette di scoprire nuovi talenti. E non c’è niente di più bello che aggiungere nuove persone di talento e servizi di qualità al tuo DREAM TEAM.

Spero che i miei consigli per come trovare fornitori perfetti per il matrimonio ti servano ad approfondire qualche spunto.

E se sei una startup e proprio parti da zero, ho un’ulteriore dritta per te:

Dedica del tempo alla ricerca e alla raccolta di informazioni sui fornitori potenziali. Utilizza siti web specializzati, recensioni online, gruppi di discussione e chiedi consigli a familiari, amici o altri sposi che hanno recentemente organizzato un matrimonio. Chi meglio di loro può essere un testimonial affidabile?!

Cerca fornitori che siano specializzati nel target che tu vuoi “acchiappare”, soprattutto che abbiano una buona reputazione, online e offline. Perché ricordati: a fare i fighi su Instagram ormai ci siamo buoni tutti!!! ;)

Sono Elisa Mocci, Destination Wedding Planner, e stai leggendo il mio EMEX Blog.

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